Как с помощью ИСУП контролировать достижение стратегических целей и показателей эффективности. Кейс ДИПП
Департамент инвестиционной и промышленной политики г. Москвы выполняет функции формирования инвестиционной политики, благоприятного инвестиционного климата, привлечения и сопровождения инвестиций на развитие города. В числе задач Департамента – разработка и реализация государственной политики г. Москвы в сфере промышленности, кадрового потенциала сопутствующих отраслей, конгрессно-выставочной деятельности в области инвестиций и промышленности.
ДИПП отвечает за развитие и определение направлений использования промышленных зон г. Москвы, а также территорий объектов промышленности и их инфраструктуры. Кроме того, Департамент координирует реализацию проектов по созданию в Москве индустриальных парков и промышленных технопарков.
Почему решили что-то менять? Как было
Задача: создание единой системы для контроля портфеля проектов
Предпосылками для внедрения стала необходимость использования отечественного ИТ-инструмента с общим доступом, позволяющего вести аналитику проектов Департамента в режиме реального времени.
Ранее учет всех проектов и контроль статусов велся в Microsoft Access, Excel, Project. Не было единого информационного пространства для ведения проектов.
В связи с ростом внимания к промышленной тематике, увеличением количества участников программ поддержки города, а также введением новых антикризисных механизмов и программ для промышленников и девелоперов в 2022 году, внедрение единой информационной системы управления проектами стало своевременным решением.
Из десятка ИТ-систем с похожим функционалом выбор заказчика был сделан в пользу гибкой платформы ADVANTA по ряду критериев:
Российская разработка
Скорость внедрения
Удобство адаптации
Настройка без программирования
Возможность управления портфелем проектов
Дашборды
Возможность интеграции
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы?
Представитель ДИПП: «В связи с внедрением проектного управления в органе исполнительной власти и ростом числа новых проектов было принято решение запустить систему управления проектами ADVANTA. При этом цели перед системой были поставлены следующие:
аккумулирование всей информации о проектах, идеях, целях организации,
оптимальное планирование и своевременная подготовка отчетности для разных групп пользователей,
разработка информационных и аналитических дашбордов, с которыми мы в режиме реального времени работаем на заседаниях Проектного комитета.
Уже сейчас можно говорить, что система внесла и продолжает вносить свой значимый вклад в достижение стратегических целей Департамента, ускоряя реализацию проектов и позволяя сотрудникам эффективнее решать свои задачи».
Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA
В системе настроены структура объектов, реквизиты и справочники.
Перенесена методология планирования и сопровождения проектов, разработанная Проектным офисом ДИПП. Шаблоны графиков и отчетов можно корректировать с учетом изменений методологии.
Для ускоренной подготовки внешней отчетности настроены:
- отчет о ходе реализации проекта
- сводный отчет по портфелю проектов
- документы проекта – паспорт, отчет о завершении
Результаты внедрения. Как стало
1. Сегодня Проектный офис Департамента активно использует комплексную систему управления проектами ADVANTA для контроля реализации портфеля проектов и достижения показателей эффективности своей работы.
Плюс к этому ИТ-решение применяется и для контроля исполнения внедренной системы целеполагания в Департаменте, рассчитанной до конца 2023 года.
Также при помощи ИСУП производится мониторинг показателей эффективности, влияющих на целевые значения. При этом каждый приоритетный проект и показатель эффективности деятельности организации прикрепляется в ту или иную стратегическую цель.
2. В рамках методологии Проектного офиса ДИПП выделяются:
Приоритетные проекты, влияющие на достижение стратегических целей и задач Департамента
Инициативные проекты сотрудников по формированию новых продуктов или модернизации существующих процессов
3. На текущий момент ADVANTA систематизирует все существующие проекты Департамента в одном ресурсе. В режиме реального времени доступна полная, актуальная информация по каждому проекту в отдельности и по портфелю проектов в целом. Для Проектного офиса сократилось время на подготовку отчетности с трех до одного часа.
4. Создано 9 аналитических дашбордов, которые позволяют оперативно и четко презентовать результаты деятельности и текущий статус реализации проектов. Повысилась эффективность подготовки Проектных комитетов, время совещаний сократилось до 2 часов.
Представитель ДИПП: «Система позволяет создать настраиваемые условия оценки поступающих идей от сотрудников. Разработана Шкала силы проекта, с помощью которой можно оценить новую идею на соответствие стратегическим целям организации».
5. Помимо вышеуказанной проектной методологии активно ведется перевод операционной деятельности сотрудников Департамента в ADVANTA. В рамках масштабирования в систему уже переведены НЕКОТОРЫЕ процедуры по реализации инвестиционных контрактов, масштабных инвестиционных проектов, заявок на импортозамещение, курируемых Департаментом.
6. В системе реализован контроль реализации поручений Руководителя Департамента.
7. Все актуальные документы по проектам выкладываются в базу знаний, из которой участники проектной деятельности в любой момент могут их получить.
8. Подготовлены видеоинструкции для обучения пользователей работе с системой.
Перспективы развития системы
Готовится база для перевода в ADVANTA других видов деятельности и документации ДИПП.
Выводы
Благодаря внедрению комплексного ИТ-решения от ADVANTA в Департаменте удалось создать единую информационную среду для полноценного управления портфелем проектов в аппарате органов исполнительной власти г. Москвы
Система ADVANTA активно используется для контроля всех действующих проектов и инициатив, достижения стратегических целей и показателей эффективности организации. Актуальные данные из системы в виде сводной отчетности регулярно применяются в докладах руководителей на совещаниях Департамента.