Интернет |
Удаленно, но эффективно: сервисы и приложения для командной работы из дома
15
В первую очередь работодатель должен убедиться, что у сотрудников естьтехнически исправное устройство, на котором можно выполнить все задачи, доступк интернету и необходимые инструкции для удаленного входа.
Ключевой процесс, который должен быть налажен и отработан внутри команды иликомпании — это внутренняя коммуникация, и стандартный Outlook тутне помощник. Программа должна обеспечивать мгновенный контакт с любым членомкоманды, быть удобной и безопасной. Мы рекомендуем использовать такиеприложения, как Slack или Microsoft Teams.
Slack. Это корпоративный мессенджер, которыйпозволяет собирать в одном окне все обсуждения (в общих темах, приватныхгруппах и личных сообщениях), осуществлять поиск среди всех сообщений сразу,настроить интеграцию с системой управления проектами Trello и аналитикой,осуществлять обмен файлами и поиск по ним. Сайт:https://slack.com/intl/en-ru/.
Microsoft Teams. Чаще всего ужепредустановленная программа на Windows. Позволяет выполнять совместную работусотрудникам компании и не входящим в нее пользователям, общаться и вместеработать над проектами в online-режиме. Дает возможность проводить обсуждение врамках выполняемой задачи (создание документа, проведение собрания и т. д.).
Сайт:https://teams.microsoft.com/.
Если закрыть глаза на безопасность, а также на корпоративные политики, тодля организации работы небольшой команды подойдут и WhatsApp, иTelegram. В этом случае важно следить, чтобы общение с друзьями иблизкими в параллельных чатах не отвлекало от работы.
Для видеоконференций прекрасно подходят такие программы, какGoogle Hangouts, Zoom, Skype и WebEx. Они обладают широкимфункционалом: позволяют показывать свой экран, делать запись видеоконференций иимеют мобильные версии. Видеоконференции позволяют видеть лица ваших коллег,клиентов, соискателей, что часто крайне важно, чтобы воссоздать атмосферуприсутствия в офисе.
Google Hangouts. Это разработка компании Googleдля обмена сообщениями и видеоконференций. Позволяет добавлять контент в чат,где участники команды могут взаимодействовать друг с другом и обсуждать файлы,находиться в нескольких чатах с одними и теми же собеседниками. Отличия отдругих программ — можно организовать вебинар с трансляцией в YouTube,объединить в одном сеансе до 100 человек, набрать мобильный номер не из спискаконтактов. И, что удобно, — программа не требует дополнительной установкидля десктопной версии и работает в окне браузера, а для мобильных платформсуществуют отличные приложения для различных операционных систем. Наша командаиспользует именно этот инструмент. Сайт:https://hangouts.google.com/.
Zoom. Согласно отчету
Gartner Magic Quadrant, является лидеромв сфере конференц-связи. Одним из преимуществ данного программного обеспеченияявляется его стабильность: оно может работать на меньших скоростях, требуетменьше оперативной памяти. Позволяет демонстрировать экран с возможностьюрисования на онлайн-доске, а также проводить трансляцию с мобильного устройстваи осуществлять ее запись (до 40 минут). Максимальное количество участников вбесплатной версии — 50 человек. Сайт:https://zoom.us/.
WebEx. Еще одно программное обеспечение дляаудио- и видеоконференций, которое обладает стандартным набором функций и частоиспользуется в корпорациях. Сайт:https://www.webex.com/.
Следующий этап налаживания процесса удаленной работы — этопостановка и отслеживание задач в режиме реального времени, и здесь естьряд практических решений:
Trello. Система управления проектами в режимеонлайн, которую использует наша команда инноваций Media Direction Group.
Интерфейс выстроен по принципу канбан-досок. Позволяет следить за выполнениемзадач (их можно разбивать по типу: запланированные, текущие, выполненные —или на усмотрение команды), быстро оценить прогресс по всем процессам сразу (врежиме реального времени и на одном экране), настроить прямую интеграцию Trelloсо Slack, дополнить сервис с помощью разных расширений. Имеет удобные версиидля мобильных устройств. Сайт:https://trello.com.
Asana. Позволяет отслеживать эффективностьработника и следить за выполнением задач, назначать ответственных в каждомпроекте, добавлять дедлайны, разбивать проекты на самые незначительные шаги длялучшего трекинга эффективности и более легкого понимания цели. Сайт:https://asana.com/.
Basecamp. Онлайн-инструмент для управленияпроектами, совместной работы и постановки задач по проектам со стандартнымфункционалом таск-менеджера. Сайт:https://basecamp.com/.
На наш взгляд, указанные выше инструменты крайневажны для выстраивания эффективной и продуктивной деятельности сотрудников. Нотакже стоит сказать, что специфические задачи требуют специальных программ,которые также должны быть установлены работодателем и правильно настроены.
Необходимо отметить, что на сегодняшний день ужесуществуют программы, которые с использованием VR/AR-технологий в прямом смысле«погружают» в рабочую обстановку и создают ощущение присутствия в офисе, вотнекоторые из них:
MeetinVR. Дает возможность организовывать встречи винтерактивном виртуальном пространстве, в котором каждый сотрудник можетвзаимодействовать друг с другом и создавать совместные рабочие продукты.
Позволяет осуществлять презентацию, делать обзор 3D-модели, проводить встречи,делить сотрудников на команды, создавать рабочие диаграммы. Сайт:http://meetinvr.net/.
Engage. Сервис для публичных выступлений с возможностьювидеотрансляций. Компания HTC выбрала это решение для проведенияVirtual Vive Ecosystem
Conference 2020 в период бушующего коронавируса. Максимальное количествоучастников конференций на данный момент — 50 человек. На платформе имеетсясвоя медиатека готовых локаций, 3D-моделей, собственный веб-браузер. Сайт:https://engagevr.io/.
Spatial. Программное обеспечение на основе дополненнойреальности с использованием HoloLens. Примечательным является то, что аватарысоздаются на основе фотографий пользователей. В одной и той же виртуальнойкомнате могут собраться несколько участников для брейншторминга, поиска иобсуждения любой информации. Мобильный телефон может быть использован вкачестве источника для шеринга изображений и текстов. На встрече могутучаствовать пользователи как обычных компьютеров, так и очков виртуальнойреальности. Сайт: https://spatial.io/.
AR/VR — классные решения, но все сервисы с их применением требуютспециального дополнительного оборудования, поэтому они еще не стольраспространены в широких кругах.
Перейдем к вопросу соблюдения уровня качества работы, когдасотрудники трудятся дистанционно.
Как мы писали выше, работодатель должен обеспечить работников техникой,доступом к необходимому ПО и возможностью постоянно общаться с коллегами. Нодостижение высоких результатов в работе — это взаимная ответственность. Тогдачто же должен сделать сотрудник со своей стороны?
Первое — очень важно подготовить пространство дома, работаяудаленно. Хотя не у всех есть место для домашнего офиса, важно создатьобстановку, которая обеспечит как можно большую конфиденциальность испокойствие. Напомните другим членам вашей семьи, что несмотря на то, что выдома, вы все же работаете.
Минимизируйте шум и не отвлекайтесь на детей, домашних животных,звуки на улице. Если физически это сделать невозможно, то спасают наушники сфункцией шумоподавления. Во время конференц-связи отключайте микрофон, когда выне разговариваете, чтобы ваши коллеги не отвлекались на посторонний шум.
Еще один фактор, который нужно учесть, особенно при удаленной работе вовремя эпидемий, — это наличие детей дома. Скорее всего, все школы идетские учреждения закрыты, и это может повлиять на вашу способность выполнятьработу удаленно в обычные рабочие часы. В этом случае родителям, возможно,придется изменить свое расписание, попросить помощи у родственниковили нанять няню, чтобы в полной мере погрузиться в рабочий процесс.
Ниже мы привели несколько ресурсов, которые на какое-то время смогут занятьи полезно развлечь вашего ребенка:
«Фоксфорд»— онлайн-школа, которая предоставляетбесплатный доступ ко всем курсам по школьной программе на время карантина.
Детская комната
Arzamas
предоставляет доступ к мультфильмам, книгам, музыке для малышей, также естьвидеолекции, игры и спектакли.
Реши-Пиши — задания для детей от 3 до9 лет.
Рекомендуем послушать детские онлайн-лекции на сайте«Прямая речь».
Переход на home office для многих может оказаться проблемой в связи спотерей эффективности из-за расслабленной домашней атмосферы. Для долгосрочнойпродуктивной работы важно придерживаться нескольких правил:
старайтесь соблюдать привычный рабочий график — начинайте изаканчивайте свою работу в те же часы, как вы это делали в офисе;важно разделить место работы и отдыха — даже в маленькой квартире можнонайти рабочее место: например, это может быть кухня. Это важно для созданияфизического баланса между работой и отдыхом;для тех, кому сложно сконцентрироваться, стоит присмотреться к бесплатномусервису для повышения продуктивности Focusmate. Он случайно подбираетпартнера, с которым можно вместе работать по веб-камере в течение 50 минут.
Представители компанииутверждают, что данный методувеличивает продуктивность на 200–300%.
Вспышка COVID-19 заставила многие компании задуматься об удаленной работе, иэто может в корне изменить представление о ее будущем. Жесткие ограничениявсегда дают толчок к развитию и применению инноваций и повышению эффективности.
К тому же многие из тех, кто работает сейчас онлайн и ведет переговоры черезсервисы видеоконференций, и ранее предпочитали их полетам через весь мир радировно таких же переговоров лицом к лицу.
Важно не забывать о том, что на карантине или «самоизоляции»удаленно можно не только продуктивно работать, но и вести интересный и здоровыйобраз жизни в свободное время. Мы собрали несколько полезных сервисов, которыепозволяют беспрепятственно организовать привычный любимыйдосуг.1. Посмотреть фильмы и сериалы.
Premier с15 марта открыл бесплатный доступ к собственному контенту: весь контент,созданный телеканалами, продюсерскими компаниями, студиями «Газпром-медиа»будет доступен бесплатно. Онлайн-кинотеатрivi даетподписку за 1 руб. и бесплатный контент тем пользователям, кто остался накарантине. Онлайн-сервис more.tv открылбесплатный доступ ко всем сериалам и фильмам с 16 марта. Устройте марафон
фильмов-номинантов Оскара. 2. Послушать оперу.
Венская опера начинаетонлайн-трансляции своих спектаклей.
Metropolitan opera запускает эфирыNightly Met Opera Streams. До 31 марта по промокоду отБерлинской филармониипредоставляется бесплатный доступ ко всем архивным концертам.
Баварская опера дает возможностьпосмотреть свои спектакли. 3. Музеи, предоставляющие виртуальные туры и онлайн-коллекции:Галерея Уффици,
Музеи Ватикана,
Лувр,
Британский музей,
Эрмитаж.
4. Посмотреть спектакли. На сайтеOnlineteatrможно посмотреть прямые трансляции измосковских театров (400 руб. за просмотр). Для любителей спектаклей наанглийском языке рекомендуем DigitalTheatre с подпиской за 10 фунтов в месяц. Также обратите внимание наспектакли на
«Яндексе».
5. Почитать и послушать книги.
Storytel и
ЛитРес — тысячи электронных иаудиокниг на любой вкус. Рекомендуем посмотреть список15главных книг 2020 года. 6. Прокачать мастерство своего хобби или найти новое — на сайтеEnterclass.
7. Заняться спортом, изучая обучающие видео на YouTube либо установивприложение Nike Training
Club.8. Изучать языки можно прямо со смартфоначерез приложение Duolingo.
Наше здоровье — это наших рук дело. Неболейте!
Важно помнить, что не все организации достаточноподготовлены к мобилизации удаленного рабочего решения, и в спешке многие могутпойти на компромисс в отношении безопасности и подвергнуть себя риску. Но эточревато последствиями! Должны быть даны рекомендации по использованиюобщественных сетей Wi-Fi, ограничены доступы к некоторым ресурсам, а такженаложены ограничения на установку сомнительных приложений.
Такое явление, как удаленная работа, не являетсяновым для российского бизнеса. В Playrix(разработчик мобильныхигр в России и ближнем зарубежье) любой сотрудник может работать удаленно напостоянной основе. По словам представителей компании, тем самым они непроигрывают в продуктивности. Одним из основных составляющих эффективной работыдля них является использование специальных сервисов: для общения, task-трекерыи другие.
Ключевой процесс, который должен быть налажен и отработан внутри команды иликомпании — это внутренняя коммуникация, и стандартный Outlook тутне помощник. Программа должна обеспечивать мгновенный контакт с любым членомкоманды, быть удобной и безопасной. Мы рекомендуем использовать такиеприложения, как Slack или Microsoft Teams.
Slack. Это корпоративный мессенджер, которыйпозволяет собирать в одном окне все обсуждения (в общих темах, приватныхгруппах и личных сообщениях), осуществлять поиск среди всех сообщений сразу,настроить интеграцию с системой управления проектами Trello и аналитикой,осуществлять обмен файлами и поиск по ним. Сайт:https://slack.com/intl/en-ru/.
Microsoft Teams. Чаще всего ужепредустановленная программа на Windows. Позволяет выполнять совместную работусотрудникам компании и не входящим в нее пользователям, общаться и вместеработать над проектами в online-режиме. Дает возможность проводить обсуждение врамках выполняемой задачи (создание документа, проведение собрания и т. д.).
Сайт:https://teams.microsoft.com/.
Если закрыть глаза на безопасность, а также на корпоративные политики, тодля организации работы небольшой команды подойдут и WhatsApp, иTelegram. В этом случае важно следить, чтобы общение с друзьями иблизкими в параллельных чатах не отвлекало от работы.
Для видеоконференций прекрасно подходят такие программы, какGoogle Hangouts, Zoom, Skype и WebEx. Они обладают широкимфункционалом: позволяют показывать свой экран, делать запись видеоконференций иимеют мобильные версии. Видеоконференции позволяют видеть лица ваших коллег,клиентов, соискателей, что часто крайне важно, чтобы воссоздать атмосферуприсутствия в офисе.
Google Hangouts. Это разработка компании Googleдля обмена сообщениями и видеоконференций. Позволяет добавлять контент в чат,где участники команды могут взаимодействовать друг с другом и обсуждать файлы,находиться в нескольких чатах с одними и теми же собеседниками. Отличия отдругих программ — можно организовать вебинар с трансляцией в YouTube,объединить в одном сеансе до 100 человек, набрать мобильный номер не из спискаконтактов. И, что удобно, — программа не требует дополнительной установкидля десктопной версии и работает в окне браузера, а для мобильных платформсуществуют отличные приложения для различных операционных систем. Наша командаиспользует именно этот инструмент. Сайт:https://hangouts.google.com/.
Zoom. Согласно отчету
Gartner Magic Quadrant, является лидеромв сфере конференц-связи. Одним из преимуществ данного программного обеспеченияявляется его стабильность: оно может работать на меньших скоростях, требуетменьше оперативной памяти. Позволяет демонстрировать экран с возможностьюрисования на онлайн-доске, а также проводить трансляцию с мобильного устройстваи осуществлять ее запись (до 40 минут). Максимальное количество участников вбесплатной версии — 50 человек. Сайт:https://zoom.us/.
WebEx. Еще одно программное обеспечение дляаудио- и видеоконференций, которое обладает стандартным набором функций и частоиспользуется в корпорациях. Сайт:https://www.webex.com/.
Следующий этап налаживания процесса удаленной работы — этопостановка и отслеживание задач в режиме реального времени, и здесь естьряд практических решений:
Trello. Система управления проектами в режимеонлайн, которую использует наша команда инноваций Media Direction Group.
Интерфейс выстроен по принципу канбан-досок. Позволяет следить за выполнениемзадач (их можно разбивать по типу: запланированные, текущие, выполненные —или на усмотрение команды), быстро оценить прогресс по всем процессам сразу (врежиме реального времени и на одном экране), настроить прямую интеграцию Trelloсо Slack, дополнить сервис с помощью разных расширений. Имеет удобные версиидля мобильных устройств. Сайт:https://trello.com.
Asana. Позволяет отслеживать эффективностьработника и следить за выполнением задач, назначать ответственных в каждомпроекте, добавлять дедлайны, разбивать проекты на самые незначительные шаги длялучшего трекинга эффективности и более легкого понимания цели. Сайт:https://asana.com/.
Basecamp. Онлайн-инструмент для управленияпроектами, совместной работы и постановки задач по проектам со стандартнымфункционалом таск-менеджера. Сайт:https://basecamp.com/.
На наш взгляд, указанные выше инструменты крайневажны для выстраивания эффективной и продуктивной деятельности сотрудников. Нотакже стоит сказать, что специфические задачи требуют специальных программ,которые также должны быть установлены работодателем и правильно настроены.
Необходимо отметить, что на сегодняшний день ужесуществуют программы, которые с использованием VR/AR-технологий в прямом смысле«погружают» в рабочую обстановку и создают ощущение присутствия в офисе, вотнекоторые из них:
MeetinVR. Дает возможность организовывать встречи винтерактивном виртуальном пространстве, в котором каждый сотрудник можетвзаимодействовать друг с другом и создавать совместные рабочие продукты.
Позволяет осуществлять презентацию, делать обзор 3D-модели, проводить встречи,делить сотрудников на команды, создавать рабочие диаграммы. Сайт:http://meetinvr.net/.
Engage. Сервис для публичных выступлений с возможностьювидеотрансляций. Компания HTC выбрала это решение для проведенияVirtual Vive Ecosystem
Conference 2020 в период бушующего коронавируса. Максимальное количествоучастников конференций на данный момент — 50 человек. На платформе имеетсясвоя медиатека готовых локаций, 3D-моделей, собственный веб-браузер. Сайт:https://engagevr.io/.
Spatial. Программное обеспечение на основе дополненнойреальности с использованием HoloLens. Примечательным является то, что аватарысоздаются на основе фотографий пользователей. В одной и той же виртуальнойкомнате могут собраться несколько участников для брейншторминга, поиска иобсуждения любой информации. Мобильный телефон может быть использован вкачестве источника для шеринга изображений и текстов. На встрече могутучаствовать пользователи как обычных компьютеров, так и очков виртуальнойреальности. Сайт: https://spatial.io/.
AR/VR — классные решения, но все сервисы с их применением требуютспециального дополнительного оборудования, поэтому они еще не стольраспространены в широких кругах.
Перейдем к вопросу соблюдения уровня качества работы, когдасотрудники трудятся дистанционно.
Как мы писали выше, работодатель должен обеспечить работников техникой,доступом к необходимому ПО и возможностью постоянно общаться с коллегами. Нодостижение высоких результатов в работе — это взаимная ответственность. Тогдачто же должен сделать сотрудник со своей стороны?
Первое — очень важно подготовить пространство дома, работаяудаленно. Хотя не у всех есть место для домашнего офиса, важно создатьобстановку, которая обеспечит как можно большую конфиденциальность испокойствие. Напомните другим членам вашей семьи, что несмотря на то, что выдома, вы все же работаете.
Минимизируйте шум и не отвлекайтесь на детей, домашних животных,звуки на улице. Если физически это сделать невозможно, то спасают наушники сфункцией шумоподавления. Во время конференц-связи отключайте микрофон, когда выне разговариваете, чтобы ваши коллеги не отвлекались на посторонний шум.
Еще один фактор, который нужно учесть, особенно при удаленной работе вовремя эпидемий, — это наличие детей дома. Скорее всего, все школы идетские учреждения закрыты, и это может повлиять на вашу способность выполнятьработу удаленно в обычные рабочие часы. В этом случае родителям, возможно,придется изменить свое расписание, попросить помощи у родственниковили нанять няню, чтобы в полной мере погрузиться в рабочий процесс.
Ниже мы привели несколько ресурсов, которые на какое-то время смогут занятьи полезно развлечь вашего ребенка:
«Фоксфорд»— онлайн-школа, которая предоставляетбесплатный доступ ко всем курсам по школьной программе на время карантина.
Детская комната
Arzamas
предоставляет доступ к мультфильмам, книгам, музыке для малышей, также естьвидеолекции, игры и спектакли.
Реши-Пиши — задания для детей от 3 до9 лет.
Рекомендуем послушать детские онлайн-лекции на сайте«Прямая речь».
Переход на home office для многих может оказаться проблемой в связи спотерей эффективности из-за расслабленной домашней атмосферы. Для долгосрочнойпродуктивной работы важно придерживаться нескольких правил:
старайтесь соблюдать привычный рабочий график — начинайте изаканчивайте свою работу в те же часы, как вы это делали в офисе;важно разделить место работы и отдыха — даже в маленькой квартире можнонайти рабочее место: например, это может быть кухня. Это важно для созданияфизического баланса между работой и отдыхом;для тех, кому сложно сконцентрироваться, стоит присмотреться к бесплатномусервису для повышения продуктивности Focusmate. Он случайно подбираетпартнера, с которым можно вместе работать по веб-камере в течение 50 минут.
Представители компанииутверждают, что данный методувеличивает продуктивность на 200–300%.
Вспышка COVID-19 заставила многие компании задуматься об удаленной работе, иэто может в корне изменить представление о ее будущем. Жесткие ограничениявсегда дают толчок к развитию и применению инноваций и повышению эффективности.
К тому же многие из тех, кто работает сейчас онлайн и ведет переговоры черезсервисы видеоконференций, и ранее предпочитали их полетам через весь мир радировно таких же переговоров лицом к лицу.
Важно не забывать о том, что на карантине или «самоизоляции»удаленно можно не только продуктивно работать, но и вести интересный и здоровыйобраз жизни в свободное время. Мы собрали несколько полезных сервисов, которыепозволяют беспрепятственно организовать привычный любимыйдосуг.1. Посмотреть фильмы и сериалы.
Premier с15 марта открыл бесплатный доступ к собственному контенту: весь контент,созданный телеканалами, продюсерскими компаниями, студиями «Газпром-медиа»будет доступен бесплатно. Онлайн-кинотеатрivi даетподписку за 1 руб. и бесплатный контент тем пользователям, кто остался накарантине. Онлайн-сервис more.tv открылбесплатный доступ ко всем сериалам и фильмам с 16 марта. Устройте марафон
фильмов-номинантов Оскара. 2. Послушать оперу.
Венская опера начинаетонлайн-трансляции своих спектаклей.
Metropolitan opera запускает эфирыNightly Met Opera Streams. До 31 марта по промокоду отБерлинской филармониипредоставляется бесплатный доступ ко всем архивным концертам.
Баварская опера дает возможностьпосмотреть свои спектакли. 3. Музеи, предоставляющие виртуальные туры и онлайн-коллекции:Галерея Уффици,
Музеи Ватикана,
Лувр,
Британский музей,
Эрмитаж.
4. Посмотреть спектакли. На сайтеOnlineteatrможно посмотреть прямые трансляции измосковских театров (400 руб. за просмотр). Для любителей спектаклей наанглийском языке рекомендуем DigitalTheatre с подпиской за 10 фунтов в месяц. Также обратите внимание наспектакли на
«Яндексе».
5. Почитать и послушать книги.
Storytel и
ЛитРес — тысячи электронных иаудиокниг на любой вкус. Рекомендуем посмотреть список15главных книг 2020 года. 6. Прокачать мастерство своего хобби или найти новое — на сайтеEnterclass.
7. Заняться спортом, изучая обучающие видео на YouTube либо установивприложение Nike Training
Club.8. Изучать языки можно прямо со смартфоначерез приложение Duolingo.
Наше здоровье — это наших рук дело. Неболейте!
Важно помнить, что не все организации достаточноподготовлены к мобилизации удаленного рабочего решения, и в спешке многие могутпойти на компромисс в отношении безопасности и подвергнуть себя риску. Но эточревато последствиями! Должны быть даны рекомендации по использованиюобщественных сетей Wi-Fi, ограничены доступы к некоторым ресурсам, а такженаложены ограничения на установку сомнительных приложений.
Такое явление, как удаленная работа, не являетсяновым для российского бизнеса. В Playrix(разработчик мобильныхигр в России и ближнем зарубежье) любой сотрудник может работать удаленно напостоянной основе. По словам представителей компании, тем самым они непроигрывают в продуктивности. Одним из основных составляющих эффективной работыдля них является использование специальных сервисов: для общения, task-трекерыи другие.